IT Projektmanagement und Softwareentwicklung

Meetings sollten kurz und effizient sein, es sollten die daran teilnehmen, die in der Lage sind zur Diskussion beizutragen und Lösungen herbeiführen können oder Informationen erhalten, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Kurz gesagt Meetings haben in erster Linie zwei Ziele

1. Weitergabe von Information, an die man sonst nicht ohne weiteres kommt
2. Erarbeitung von Lösungsstrategien für Problemstellungen, die übergreifend gelöst werden müssen.

Soweit meine persönlichen Theorien zu Meetings. Ich habe nun schon einige Meetings erlebt, die viele andere Ziele hatten als die oben genannten. Ich will hier mal ein paar aufführen:

Das Folienschlachtfest

Die schlimmsten Meetings für mich sind sogenannte Workshops in denen mal locker so um die 400 Folien an die Wand geschmissen werden. Der Höhepunkt ist dann, wenn der Text eine Auflösung von 12pt hat und man ein Fernglas nehmen muss um ihn zu lesen. Und warum ist der Text nur 12pt groß? Genau, weil die ganze Folie voll von Informationen ist. Nach einer Stunde sind alle Teilnehmer so schlaftrunken, dass das Meeting eigentlich abgebrochen gehört. Leider schaffen es die Leute aber nicht in einer Stunde durch die Folien zu kommen sodnern benötigen, wenn es schelcht läuft mehrere Tage dazu. Es ist eine Unart, Folien als Gedächtnisstütze zu verwenden und alles was man sagen will auf die Folie zu bringen. Powerpoint und Open Office haben mittlerweile so schöne Notiz funktionen in denen man die Stichwörter zu Themen notieren kann die über diese Folien angesprochen werden sollen. Leider wird diese Funktionalität nur selten verwendet.

Ein großes Problem, das viele als Unart ihrer Professoren von Hochschulen und Unis übernehmen ist, dass die Folie auch gleichzeitig ein Skript ist. Ich hatte selbst einige Vorlesungen wo die Präsentation gleichzeitig auch das Skript des Professors waren und damit auch sämtliche Informationen enthalten waren. Für Meetings ist das tödlich, erstens wird die Aufmerksamkeit vom Referenten auf die Folien übertragen, weil er eigentlich nur abliest, zweitens kann man kaum noch was an Wissen mitnehmen, weil die Informationsdichte viel zu groß ist. Man kann an so vielen Stellen Tipps für gute Vorträge aus dem Internet herunterladen, die genau vor solchen Dingen warnen. Aber anscheinend tun es die wenigsten.

Spontan-Meetings

So nenne ich Meetings, die einfach mal ohne Vorbereitung einberufen werden. Keiner weiß was er dort soll, es gibt keine Agenda und falls es doch eine Agenda gibt, wird diese vorher nicht mitgeteilt, weil man sich sonst darauf vorbereiten könnte und damit die Nutzlosigkeit des Meetings gefährdet. Um garantiert zu Gewährleisten, dass das Meeting ohne Ergebnis bleibt steigt der Einlader gleich in die tiefen der Thematik ein, ohne ein gemeinsames Verständnis für das Problem zu schaffen und die Teilnehmer abzuholen. Den wahren Meister der Spontan-Meetings erkennt man daran, dass er noch 5 weitere Personen einlädt die überhaupt nichts dazu beitragen können und wertvolle Arbeitszeit verschwenden.

Das „Bereits bekannte Informationen noch mal durchkauen“-Meeting

Kennen Sie das auch Ihnen werden die Statusberichte von mehreren Projekten vor dem Jour Fixe zugesendet und im Jour Fixe darf dann jeder Projektleiter noch einmal sein Stausfolie vorlesen? Auch nett sind in Testphase Fehlerreports die man auch regelmäßig zugesendet bekommt und dann das schöne Zahlenspiel noch einmal für jedes Modul durchkaut. Ja damit kann man Zeit totschlagen, aber das bringt ein Projekt nicht weiter. Warum kann man nicht auf die Probleme eingehen und versuchen zu lösen als solche Statistiken, die man auch gut selbst lesen kann noch einmal in breiter Runde diskutiert?

Massenveranstaltung

Viele haben ein Geltungsbedürfnis, das dazu führt, dass mindestens 20 Personen an dem Meeting teilnehmen müssen. Die Hälfte ist gelangweilt und ärgert sich, dass es seiner normalen Arbeit nicht nachgehen kann. Aber es macht natürlich Eindruck, wenn man fünf Mal in der Woche den größten Konferenzraum belegt um zu zeigen wie wichtig man ist.

Das „Totdiskutieren“-Meeting

Man bespricht in einem Meeting mehrere Themen und kommt immer in die tiefste Detailstufe, die eigentlich nur noch eine Person interessiert. Anstatt das in einem 4 Augengespräch zu klären wird das Meeting als Forum verwendet um möglichst viele zu langweilen.

Das „Hals aus der Schlinge ziehen“ Meeting

Als Berater hat man die Aufgabe nachzufragen, wenn etwas Mal nicht so läuft wie es laufen soll und man versucht herauszufinden was die Ursachen hierfür sind und wie man sie in den griff bekommt. Man spricht also mit einer Führungskraft wo die Probleme innerhalb des Teams liegen könnten und wie man sie behebt. Was ich zugegeben bisher nur einmal erlebt habe war, das die Führungskraft sein ganzes Team und mich zu einem Meeting eingeladen hat um diese Probleme anzusprechen.

Die Führungskraft hat folgendes in diesem Meeting getan: Sie ist von Mitarbeiter zu Mitarbeiter gegangen und hat abgefragt was für Probleme es gibt. Die Mitarbeiter schilderten die Probleme worauf dann die Führungskraft jeden einzelnen „abgewatscht“ und öffentlich vor allem vor mir dem „Extern“ runter geputzt hat weshalb die Dinge nicht anders angegangen wurden und die Probleme nicht längst gelöst worden sind? Jedes Teammitglied kam an die Reihe und da das vielfältige Probleme waren und jeder welche hatten bekamen alle ihr Fett weg.

Was wollte nun die Führungskraft erreichen? Sie wollte wohl mit dieser Aktion zeigen, das er nur Idioten um sich hat und er nichts für die Probleme kann (Ist natürlich nur eine Vermutung).

Was hätten Sie an meiner Stelle gedacht?

Ich habe mir gedacht:

1. Warum kennt er diese Probleme nicht und hat sie selbst mit dem Team in den Griff bekommen?
2. Was für einen seltsamen Führungsstil hat der Mann? Ist er wirklich für seinen Job geeignet?
3. Hat er ein schlechtes Gewissen, dass er andere Schuldige für die Misere vorführen muss?

Wie oben bereits erwähnt habe ich nur ein einziges Mal so ein Meeting erlebt, von daher weiß ich nicht ob dieser Stil weiterverbreitet ist, aber so schnell werde ich diese Vorstellung nicht vergessen.

Fazit:

Ich bin Anhänger des Lean-Management Meetings kosten Zeit und Geld, deshalb sollte die Produktivität so hoch wie möglich und die Dauer so lang wie nötig sein. Alle die oben genannten Formen sind Kontraproduktiv und stehen in keinem Verhältnis von Aufwand und Ertrag. Leider werde ich sehr oft zu Meetings eingeladen, die in mindestens eine Kategorie der oben genannten gehören und das ärgert mich. Meine Aufgabe ist es meinen Kunden einen Mehrwert zu liefern und nicht in oftmals wertlosen Meetings zu Altern. Natürlich könnte ich jetzt sagen, meine Firma wird für jede Stunden ordentlich bezahlt, aber das befriedigt mich in keiner Weise.

In nahezu jeder Stellenanzeige von der Reinigungskraft bis zum CEO werden nach Teamplayern gesucht. Dementsprechend behauptet naütrlich jeder  für sich ein solcher zu sein.

Was ist denn ein Teamplayer? Für welche Jobs benötige ich Teamplayer? Und sind alle Menschen die eher Einzelkämpfer sind wertlos?

Diese Fragen will ich als erstes mit mir diskutieren.

Also fang ich mal mit der Definition eines Teamplayers.

Ich habe einige Minute nach einer Definition von Teamplayer gegoogelt, aber die Qualität der Ergebnisse halten sich in Grenzen. Sicherlich gibt es Definitionen von Schulz von Thun oder anderen Psychologen, aber trotzdem will ich es mal selbst versuchen.

Ein Teamplayer ist eine Person, die ihre persönlichen Bedürfnisse hinten anstellt und ihre oberste Priorität der Erfolg des Teams ist. Diese Person kommuniziert offen mit den anderen Teammitglieder, beteiligt sich an Diskussionen und bringt sich ins Team ein. Er ist bereit Komrpomisse im Sinne des Teams einzugehen um das bestmöglichste Ergebnis für das Team zu erzielen.

Wenn ich mir das noch einmal durchlese klingt das nach einem Held der Arbeit. Was bleibt dann für den Einzelkämpfer übrig?

Der Einzelkämpfer entscheidet selbstständig und unabhängig. Selbstverständlich hat er die Möglichkeit Ratschläge einzuholen aber schließlich hat er das letzte Wort. Er trägt die Verantwortung und muss diese Verantwortung gegenüber seinen Vorgesetzten und nicht zuletzt gegenüber sich selbst vertreten. Er hat nicht die Möglichkeit wie ein Teammitglied in der Masse des Teams zu verschwinden, sondern steht immer an vordersten Front und muss immer seinen Mann bzw. seine Frau stehen. Natürlich gehört es zu seinem Geschäft schneller und besser zu sein als andere und entsprechend auch seine Ellbogen einzusetzen.

Welche Eigenschaften sind nun wertvoller? Die des Teamplayers oder die des Einzelkämpfers? Ich denke es kommt auf die Position an. Ein Geschäftsführer, muss kein Teamplayer sein, er muss ein oder mehrere Teams führen können, aber das kann auch ein Einzelkämpfer. Ein Softwareentwickler dagegen ist bei Projekten, die er nicht alleine entwickelt bereits verpflichtet gut im Team zusammen zu arbeiten um ein perfektes Ergebnis abzuliefern.

Aber nicht nur in Positionen wie Geschäftsführer sind Einzelkämpfer wertvoll. Ein Staubsaugervertreter der von Haustür zu Haustür geht und sein Produkt verkaufen will muss selbstverständlich ein Einzelkämpfer sein. Ich gehe sogar so weit, das jede Verkäuferin im Kaufhaus Einzelkämpfer sind. Mittlerweile ist es oft so (vor allem in höherwertigen Bekleidungskaufhäusern) dass jeder Verkäufer eigene Umsatzziele hat und diese erfüllen muss, er bemüht sich um Stammkundschaft um seine Ziele zu erreichen und da wird auch das eine oder andere mal der Ellbogen ausgefahren, wenn der eine Verkäufer versucht den Stammkunden eines anderen zu beraten. Das gleiche gilt für auch für Angestellte in Reisebüros wo auch penibel darauf geachtet wird, dass man seine Stammkunden behält. Natürlich bezeichnet man die Belegschaft eines Reisebüro als Team genauso wie die Belegschaft eines Bekleidungsgeschäft, aber wenn es um da Thema Umsatz geht sind es alles Einzelkämpfer und das ist auch gut so.

Fazit:

Einzelkämpfer haben ihre Daseinsberechtigung, diese Modeerscheinung in jeder Stellenanzeige nach Teamplayern zu suchen und sich die Bewerber zwanghaft als Teamplayer repräsentieren zu müssen.

Mich selbst schätze ich natürlich als Teamplayer ein.